Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością uregulowana jest w ustawie z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. Nr 94, poz. 1037 z późn. zm.).
Zmiana umowy spółki z o.o. wymaga uchwały wspólników i wpisu do rejestru. Natomiast obniżenie kapitału zakładowego w trybie art. 199 § 5 k.s.h. wymaga uchwały zarządu i wpisu do rejestru (art. 255 § 1 i 2 k.s.h.).
Wskazane wyżej uchwały powinny być umieszczone w protokole sporządzonym przez notariusza.
Zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji następuje w drodze umowy zawartej przez wspólników. W drodze wyjątku od zasady wyrażonej w art. 255 k.s.h. zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w sytuacji, w której nie doszło jeszcze do wpisania zawiązanej spółki do rejestru, następuje w drodze zmiany samej umowy spółki (Postanowienie SN z dnia 25 lutego 2009 r., II CSK 489/08).
Zmianę umowy spółki zarząd obowiązany jest zgłosić do sądu rejestrowego (art. 256 § 1 k.s.h.). Równocześnie z wpisem o zmianie umowy należy wpisać do rejestru zmiany danych wymienionych w art. 166 k.s.h., jeżeli dane te podlegają wpisowi.
W przypadku, gdy podwyższenie kapitału zakładowego następuje nie na mocy dotychczasowych postanowień umowy spółki przewidujących maksymalną wysokość podwyższenia kapitału zakładowego i termin podwyższenia, może ono nastąpić jedynie przez zmianę umowy spółki.
Podwyższenie kapitału zakładowego następuje przez podwyższenie wartości nominalnej udziałów istniejących lub ustanowienie nowych (art. 257 § 2 k.s.h.).
Jeżeli podwyższenie kapitału zakładowego następuje na podstawie dotychczasowych postanowień umowy spółki, oświadczenia dotychczasowych wspólników o objęciu nowych udziałów wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Na podstawie art. 258 § 1 k.s.h. w przypadku, gdy umowa spółki lub uchwała o podwyższeniu kapitału nie stanowi inaczej, dotychczasowi wspólnicy mają prawo pierwszeństwa do objęcia nowych udziałów w podwyższonym kapitale zakładowym w stosunku do swoich dotychczasowych udziałów. Prawo pierwszeństwa należy wykonać w terminie miesiąca od dnia wezwania do jego wykonania. Wezwania te zarząd przesyła wspólnikom jednocześnie. Oświadczenie dotychczasowego wspólnika o objęciu nowego udziału bądź udziałów lub o objęciu podwyższenia wartości istniejącego udziału bądź udziałów wymaga formy aktu notarialnego. Należy podkreślić jednak, iż powyższe zasady nie mają zastosowania do udziałów własnych spółki, o których mowa w art. 200 k.s.h.
Oświadczenie nowego wspólnika powinno być złożone w formie aktu notarialnego (art. 259 k.s.h.).
Oświadczenie to powinno zawierać:
- przystąpienie do spółki;
- objęcie udziału lub udziałów o oznaczonej wartości nominalnej.
Na mocy uchwały wspólników o zmianie umowy spółki dopuszczalne jest podwyższenie kapitału zakładowego, przeznaczając na ten cel środki z kapitału zapasowego lub kapitałów (funduszy) rezerwowych utworzonych z zysku spółki. W przypadku takim nowe udziały przysługują wspólnikom w stosunku do ich dotychczasowych udziałów i nie wymagają objęcia. Nie stosuje się tego jednak do udziałów własnych spółki, o których mowa w art. 200 k.s.h.
Zgodnie z art. 262 § 1 k.s.h. podwyższenie kapitału zakładowego zarząd obowiązany jest zgłosić do sądu rejestrowego. Do zgłoszenia podwyższenia kapitału zakładowego należy dołączyć:
- uchwałę o podwyższeniu kapitału zakładowego;
- oświadczenia o objęciu udziałów w podwyższonym kapitale zakładowym;
- oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na podwyższony kapitał zakładowy zostały w całości wniesione.
Podwyższenie kapitału zakładowego następuje z chwilą wpisania do rejestru (art. 262 § 4 k.s.h.).
Uchwała o obniżeniu kapitału zakładowego powinna określać:
- wysokość, o jaką kapitał zakładowy ma być obniżony;
- sposób obniżenia kapitału zakładowego.
O uchwalonym obniżeniu kapitału zakładowego zarząd obowiązany jest niezwłocznie ogłosić, wzywając wierzycieli spółki do wniesienia sprzeciwu w terminie trzech miesięcy, licząc od dnia ogłoszenia, jeżeli nie zgadzają się na obniżenie. Wierzyciele, którzy w tym terminie zgłosili sprzeciw, powinni być przez spółkę zaspokojeni lub zabezpieczeni. Wierzycieli, którzy sprzeciwu nie zgłosili, uważa się za zgadzających się na obniżenie kapitału zakładowego. Nie stosuje się tego jednak, jeżeli pomimo obniżenia kapitału zakładowego nie zwraca się wspólnikom wpłat dokonanych na kapitał zakładowy, a jednocześnie z obniżeniem kapitału zakładowego następuje jego podwyższenie co najmniej do pierwotnej wysokości.
Na podstawie art. 265 § 1 k.s.h. obniżenie kapitału zakładowego zarząd zgłasza do sądu rejestrowego. Do zgłoszenia obniżenia kapitału zakładowego należy dołączyć:
- uchwałę o obniżeniu kapitału zakładowego;
- dowody należytego wezwania wierzycieli;
- oświadczenie wszystkich członków zarządu stwierdzające, że wierzyciele, którzy zgłosili sprzeciw w terminie wskazanym w przepisach ustawy, zostali zaspokojeni lub zabezpieczeni.
W przypadku, gdy umowa spółki stanowi, iż udział ulega umorzeniu w razie ziszczenia się określonego zdarzenia bez powzięcia uchwały zgromadzenia wspólników, zamiast uchwały zgromadzenia wspólników należy dołączyć oświadczenie wszystkich członków zarządu, w formie aktu notarialnego, o spełnieniu wszystkich warunków obniżenia kapitału zakładowego przewidzianych w ustawie i umowie spółki oraz w uchwale o obniżeniu kapitału zakładowego.