Wniosek o wydanie paszportu należy złożyć w urzędzie wojewódzkim właściwym ze względu na miejsce stałego pobytu wnioskodawcy. Jeżeli wnioskodawca nie ma stałego miejsca pobytu wniosek ten powinien złożyć w urzędzie wojewódzkim właściwym ze względu na ostatnie miejsce stałego pobytu. W sytuacji jednak, gdy wnioskodawca nie miał nigdy stałego zameldowania na terytorium kraju paszport wydawany jest przez wojewodę właściwego ze względu na aktualne miejsce pobytu wnioskodawcy. Natomiast w przypadku przebywania za granicą wniosek o wydanie paszportu składa się w urzędzie konsularnym Rzeczypospolitej Polskiej właściwym ze względu na miejsce pobytu wnioskodawcy.
Okres oczekiwania na wydanie paszportu przez wojewodę wynosi do 30 dni.
Natomiast, w przypadku złożenia wniosku w konsulacie, czas oczekiwania może być dłuższy od wyżej wskazanego. Dlatego w przypadku, gdy istnieje ryzyko, iż wnioskodawca wcześniej opuści kraj pobytu niż otrzyma paszport, konsul może wydać paszport tymczasowy na powrót wnioskodawcy do kraju. Paszport taki jest ważna przez czas w nim określony, jednakże nie dłużej niż 12 miesięcy.
Wniosek o wydanie paszportu składa się wyłącznie na drukach udostępnionych przez organ paszportowy tzn. urząd wojewódzki lub konsulat Rzeczypospolitej Polskiej.
Druki te osoba zainteresowana może otrzymać tylko w punktach paszportowych. Należy je wypełnić w sposób poprawny i czytelny. Najlepiej drukowanymi literami.
Do wniosku o wydanie paszportu powinno się dołączyć:
- dwie jednakowe kolorowe fotografie o wymiarach 3,5×4,5 cm;
- dowód uiszczenia opłaty paszportowej;
- posiadane paszporty;
- odpis skrócony lub zupełny aktu urodzenia – w wypadku ubiegania się o dokument paszportowy za granicą przez osoby nieposiadające numeru PESEL;
- odpis skrócony aktu małżeństwa – jeżeli osoba ubiegająca się
- o wydanie paszportu zmieniła nazwisko w wyniku zawarcia małżeństwa za granicą;
- pisemną zgodę drugiego rodzica lub orzeczenie sądu rodzinnego zastępujące zgodę drugiego z rodziców – jeśli wniosek o wydanie paszportu dla dziecka składa jeden z rodziców.
- do wglądu dowód osobisty z aktualnymi danymi osobowymi;
- do wglądu dokument uprawniający do ulgowej opłaty za paszport, jeżeli ulga przysługuje (legitymacja szkolna, studencka, emeryta, rencisty, kombatancka, orzeczenie o niepełnosprawności);
- jeżeli osoba ubiegająca się o wydanie paszportu zawarła związek małżeński a nie posiada dowodu osobistego z aktualnymi danymi przedkłada do wglądu potwierdzenie złożenia wniosku o wydanie nowego dowodu osobistego, dotychczas posiadany dowód osobisty oraz odpis skrócony aktu małżeństwa;
- oświadczenie dotyczące okoliczności utraty lub zniszczenia składane są w obecności pracownika Oddziału Paszportów (ewentualnie dodatkowe dokumenty potwierdzające złożone wyjaśnienia).
Istotnym jest fakt, iż fotografia, która wymagana jest do wydania paszportu musi spełniać określone wymagania. Powinna być ona wykonana w ciągu ostatnich sześciu miesięcy, na jednolitym, jasnym tle. Fotografia musi mieć dobrą ostrość, odwzorowywać naturalny kolor skóry, pokazywać wyraźnie oczy, a także twarz od wierzchołka głowy do górnej części barków. Twarz powinna zajmować 70–80% fotografii. Osoba przedstawiona na zdjęciu nie może posiadać nakrycia głowy oraz okularów z ciemnymi szkłami. Powinna ona patrzeć na wprost z otwartymi oczami, które nie są przesłonięte włosami, z naturalnym wyrazem twarzy oraz zamkniętymi ustami.
Od powyższych zasad dotyczących fotografii przewidziane są następujące wyjątki:
- po przedstawieniu orzeczenia o niepełnosprawności z uwagi na wadę wzroku, osoba z wrodzonymi lub nabytymi wadami wzroku może dołączyć do wniosku fotografie, które przedstawiają ją w okularach z ciemnymi szkłami;
- po okazaniu zaświadczenia o przynależności do wspólnoty wyznaniowej, która jest zarejestrowana w Rzeczypospolitej Polskiej, osoba nosząca nakrycie głowy zgodnie z zasadami wyznawanej religii może dołączyć do wniosku fotografie, które przedstawiają ją w nakryciu głowy.
Wniosek o wydanie paszportu należy złożyć osobiście.