O umowie o przyjęciu w celu realizacji projektu badawczego stanowi ustawa z dnia 13 czerwca 2003 r. o cudzoziemcach (t.j. Dz. U. z 2011 r., Nr 264, poz. 1573 z późn. zm.). Umowę tą zawierają:
- placówka naukowa mająca siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli placówka ta została zatwierdzona w tym celu przez ministra właściwego do spraw nauki na podstawie decyzji wydanej na okres 5 lat; w szczególnie uzasadnionych przypadkach decyzja o zatwierdzeniu placówki naukowej może być wydana na okres krótszy niż 5 lat;
- naukowiec.
Decyzję w sprawie zatwierdzenia placówki naukowej wydaje się na wniosek tej placówki. Wniosek ten powinien zawierać:
- nazwę placówki naukowej oraz jej adres;
- pisemne zobowiązanie się placówki naukowej do poniesienia kosztów pobytu i wydalenia naukowca, pokrytych ze środków publicznych przed upływem 6 miesięcy od dnia wygaśnięcia umowy, jeżeli podstawą wydalenia naukowca jest przebywanie przez niego na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej bez ważnej wizy, jeżeli jest wymagana, lub innego ważnego dokumentu uprawniającego do wjazdu i pobytu na tym terytorium;
Placówka naukowa obowiązana jest dołączyć do wniosku dowód prowadzenia badań naukowych, którym w szczególności może być sprawozdanie z działalności za poprzedni rok obrotowy, zawierające informacje o prowadzeniu badań naukowych przez tę placówkę. Należy podkreślić jednak, iż z obowiązku tego zwolnione są uczelnie, jednostki naukowe wymienione w art. 2 pkt 9 lit. b-e ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki oraz centra badawczo-rozwojowe, o których mowa w ustawie z dnia 30 maja 2008 r. o niektórych formach wspierania działalności innowacyjnej. Aktualna lista zatwierdzonych placówek naukowych publikowana jest w dzienniku urzędowym ministra właściwego do spraw nauki.
Zgodnie z art. 60b ust. 1 UCudz minister właściwy do spraw nauki może wydać decyzję o odmowie przedłużenia albo o cofnięciu zatwierdzenia placówki naukowej, w przypadku gdy:
- zaprzestała działalności polegającej na prowadzeniu badań naukowych;
- nie wykonuje obowiązków, o których mowa w art. 60d UCudz;
- zatwierdzenie uzyskano wskutek poświadczenia nieprawdy;
- umowa o przyjęciu w celu realizacji projektu badawczego została zawarta wskutek poświadczenia nieprawdy.
Prawomocne decyzje o odmowie przedłużenia lub o cofnięciu zatwierdzenia placówki naukowej są publikowane w dzienniku urzędowym ministra właściwego do spraw nauki.
Placówka naukowa, której odmówiono przedłużenia zatwierdzenia lub je cofnięto ze względu na okoliczności, o których mowa w pkt 2 i 3, nie może ponownie ubiegać się o zatwierdzenie przed upływem 5 lat od dnia uprawomocnienia się decyzji o cofnięciu zatwierdzenia lub odmowie jego przedłużenia (art. 60b ust. 3 UCudz).
Umowa o przyjęciu w celu realizacji projektu badawczego zawarta między placówką naukową a naukowcem, jako umowa o pracę, umowa o dzieło lub umowa zlecenia, w której naukowiec zobowiązuje się do uczestniczenia w realizacji projektu badawczego, a placówka naukowa do stworzenia mu warunków do realizacji jego zobowiązania, powinna określać w szczególności wynagrodzenie naukowca oraz warunki jego pracy.
Zgodnie z art. 60c ust. 2 UCudz placówka naukowa może zawrzeć umowę o przyjęciu w celu realizacji projektu badawczego, gdy spełnione są łącznie następujące warunki:
- projekt badawczy został zaakceptowany przez właściwe organy placówki naukowej po sprawdzeniu:
- celu i czasu trwania badań naukowych oraz dysponowania odpowiednimi środkami finansowymi na ich przeprowadzenie;
- dokumentów potwierdzających kwalifikacje naukowca istotne dla celów badań naukowych;
- naukowiec będzie posiadał podczas pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:
- wystarczające środki finansowe na pokrycie kosztów pobytu i powrotu;
- ubezpieczenie zdrowotne w rozumieniu przepisów o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych lub potwierdzenie pokrycia przez ubezpieczyciela kosztów leczenia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Umowa o przyjęciu w celu realizacji projektu badawczego wygasa z dniem, w którym decyzja o odmowie przedłużenia lub o cofnięciu zatwierdzenia placówki naukowej stała się ostateczna oraz w przypadku odmowy wjazdu lub odmowy udzielenia zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony (art. 60c ust. 3 UCudz).
Placówka naukowa obowiązana jest:
- wydać naukowcowi pisemne zobowiązanie się do poniesienia kosztów pobytu i wydalenia naukowca, pokrytych przed upływem 6 miesięcy od dnia wygaśnięcia umowy o przyjęciu w celu realizacji projektu badawczego ze środków publicznych, jeżeli podstawą jego wydalenia jest przebywanie przez niego na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej bez ważnej wizy, jeżeli jest wymagana, lub innego ważnego dokumentu uprawniającego do wjazdu i pobytu na tym terytorium;
- poinformować niezwłocznie wojewodę, który udzielił cudzoziemcowi zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony lub przed którym toczy się postępowanie o udzielenie takiego zezwolenia, o wszystkich zdarzeniach, mogących stanowić przeszkodę w wykonaniu umowy o przyjęciu w celu realizacji projektu badawczego;
- przekazać ministrowi właściwemu do spraw nauki pisemne potwierdzenie wykonania wszystkich badań naukowych w ramach projektu badawczego, którego dotyczyła umowa o przyjęciu w celu realizacji projektu badawczego, w terminie 2 miesięcy od dnia wygaśnięcia umowy.