Sytuacje, w których dozwolona jest zmiana imienia lub nazwiska reguluje ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia lub nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414 z późn. zm.).
Ustawę tą stosuje się do:
- obywateli polskich;
- cudzoziemców nieposiadających obywatelstwa żadnego państwa, jeżeli posiadają w Rzeczypospolitej Polskiej miejsce pobytu stałego;
- cudzoziemców, którzy uzyskali w Rzeczypospolitej Polskiej status uchodźcy.
Zmiana imienia oznacza zmianę na inne imię lub zmianę pisowni imienia. Natomiast zmiana nazwiska oznacza zmianę na inne nazwisko, zmianę pisowni nazwiska lub zmianę nazwiska ze względu na formę właściwą dla rodzaju żeńskiego lub męskiego (art. 3 ustawy o zmianie imienia lub nazwiska).
Przepisy prawa ograniczają możliwość zmiany imienia lub nazwiska tylko do ważnych powodów, w szczególności, gdy dotyczą one zmiany:
- imienia lub nazwiska ośmieszającego albo nielicującego z godnością człowieka;
- na imię lub nazwisko używane;
- na imię lub nazwisko, które zostało bezprawnie zmienione;
- na imię lub nazwisko noszone zgodnie z przepisami prawa państwa, którego obywatelstwo również się posiada.
Natomiast zmiany imienia lub nazwiska cudzoziemca, który uzyskał w Rzeczypospolitej Polskiej status uchodźcy, można dokonać wyłącznie ze szczególnie ważnych powodów związanych z zagrożeniem jego prawa do życia, zdrowia, wolności lub bezpieczeństwa osobistego.
Zgodnie z art. 5 ustawy o zmianie imienia lub nazwiska zmiany nazwiska nie dokonuje się w przypadku ubiegania się o zmianę na nazwisko historyczne, wsławione w dziedzinie kultury, nauki, działalności politycznej, społecznej albo wojskowej, chyba że osoba ubiegająca się o zmianę nazwiska posiada członków rodziny o tym nazwisku.
Jan Kowalski nie może zmienić nazwiska na Piłsudski, ponieważ nie posiada on członków rodziny o tym nazwisku, a jest to nazwisko historyczne, wsławione w działalności politycznej.
Po zmianie nazwiska, nazwisko nie może składać się z więcej niż dwóch członów. Po zmianie imienia można mieć najwyżej dwa imiona (art. 6 ustawy o zmianie imienia lub nazwiska).
Zmiana nazwiska może dotyczyć nazwiska noszonego aktualnie lub nazwiska rodowego. Zmiana nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, gdy jest ono tożsame z nazwiskiem rodowym, rozciąga się na nazwisko rodowe wyłącznie na wyraźne żądanie osoby ubiegającej się o zmianę nazwiska.
W przypadku zmiany nazwiska przez oboje rodziców, zmiana ta rozciąga się na małoletnie dzieci i na dzieci, które zrodzą się z tego małżeństwa. Natomiast zmiana nazwiska jednego z rodziców rozciąga się na małoletnie dzieci pod warunkiem, że drugi z rodziców wyraził na to zgodę, chyba że nie ma on pełnej zdolności do czynności prawnych, nie żyje lub nie jest znany albo jest pozbawiony władzy rodzicielskiej.
Jeżeli w chwili zmiany nazwiska dziecko ukończyło 13 lat, do zmiany nazwiska dziecka jest potrzebne także wyrażenie przez niego zgody (art. 8 ust. 2 ustawy o zmianie imienia lub nazwiska).
W przypadku braku porozumienia między rodzicami dziecka, każde z nich może zwrócić się do sądu opiekuńczego o wyrażenie zgody na zmianę nazwiska dziecka.
Zgoda dziecka oraz drugiego z rodziców na zmianę nazwiska dziecka powinna zostać wyrażona osobiście przed organami właściwymi w sprawie zmiany nazwiska lub w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym. Osoby zamieszkałe za granicą mogą wyrazić zgodę za pośrednictwem konsula Rzeczypospolitej Polskiej.