Ustawa z dnia 28 listopada 2014 roku ,, Prawo o aktach stanu cywilnego” w artykule 3 podaje definicję aktu stanu cywilnego, zgodnie z którą stanowi on wyłączny dowód zdarzeń w nim stwierdzonych; jego niezgodność z prawdą może być udowodniona jedynie w postępowaniu sądowym. A zatem, akt stanu cywilnego jest to pojedynczy wypis w księdze stanu cywilnego, który potwierdza przede wszystkim fakt, datę oraz miejsce zdarzenia.
Jeśli w akcie urodzenia figurują nieprawidłowości, nieścisłości, pomyłki lub brakuje w nim informacji (danych) wymaganych przepisami prawa, istnieje możliwość odpowiedniego sprostowania lub uzupełnienia wadliwego aktu. Izba Cywilna Sądu Najwyższego w postanowieniu z dnia 21 listopada 1997 roku, sygnatura akt II CKU 59/97 podaje, iż : ,, O błędnym lub nieścisłym zredagowaniu aktu stanu cywilnego, uzasadniającym konieczność jego sprostowania, można mówić wówczas, gdy pewien element treści tego aktu, m.in. data urodzenia wpisany został niezgodnie z prawdą”. Takiej czynności można dokonać zarówno w trybie sądowym jak i administracyjnym.
Zgodnie z artykułem 35 paragraf 1 Prawo o aktach stanu cywilnego, akt stanu cywilnego, który zawiera dane niezgodne z danymi zawartymi w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub z innymi aktami stanu cywilnego, o ile stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych, albo z zagranicznymi dokumentami stanu cywilnego, podlega sprostowaniu przez kierownika stanu cywilnego, który go sporządził. Co istotne Uchwała Izby cywilnej Sądu Najwyższego z dnia 26 września 2007 roku ( sygnatura akt: IV CSK 11/07) wskazała, że ,, Sprostować można tylko to, co było błędne od początku, tj. w dacie sporządzenia aktu ( ex tunc). Późniejsze zmiany poszczególnych elementów stanu cywilnego lub innych danych wynikających ze zdarzeń późniejszych ze skutkiem ex nunc są jedynie rejestrowane w formie wzmianek dodatkowych, nie mają jednak nic wspólnego ze sprostowaniem przewidzianym w artykule 31 Prawa o aktach stanu cywilnego, nigdy nie mają znaczenia konstytutywnego i w szczególności nie wywierają skutków ex tunc”.
Sprostować akt stanu cywilnego można również na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego. Warunkiem koniecznym jest jednak, aby w państwie w którym został wystawiony był uznawany za dokument stanu cywilnego albo stanowił inny dokument zagraniczny, potwierdzający stan cywilny w kraju, w którym nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego, jeżeli zawierają one dane, które podlegają sprostowaniu, stwierdzają zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby ewentualnie jej wstępnych.
Administracyjne sprostowanie aktu urodzenia dokonywane jest przez kierownika urzędu stanu cywilnego z urzędu lub na wniosek osoby, której ten akt dotyczy, lub jej przedstawiciela ustawowego ( np. jednego z rodziców małoletniego dziecka), jak również na wniosek osoby która wykaże interes prawny, bądź prokuratora, w formie czynności materialno – technicznej. W przypadku, gdy czynność prostowania aktu urodzenia dokonywana będzie z urzędu bądź z inicjatywy innych osób, niż osoba, której dotyczy akt stanu cywilnego, ewentualnie przez przedstawiciela ustawowego, kierownik urzędu stanu cywilnego zobowiązany jest do poinformowania tej osoby o zamiarze sprostowania lub o złożeniu wniosku o sprostowanie aktu stanu cywilnego.
Wniosek o dokonanie sprostowania aktu urodzenia składa się do kierownika urzędu stanu cywilnego, który sporządził akt podlegający sprostowaniu wraz z opłatą skarbową w wysokości 39 złotych za wydanie odpisu zupełnego aktu urodzenia wydanego po dokonaniu sprostowania. Na wypadek wydania decyzji pozytywnej, nastąpi sprostowanie aktu w formie czynności materialno – techniczne, zakończonej wydaniem odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego. Jeśli natomiast kierownik odmówi dokonania czynności sprostowania aktu, wyda decyzję odmowną, od której przysługuje odwołanie do właściwego miejscowo wojewody.
Drugą możliwością dokonania sprostowania aktu urodzenia jest ścieżka sądowa. Sprostowania aktu dokonuje sąd powszechny w postępowaniu nieprocesowym, na wniosek: osoby zainteresowanej, prokuratora bądź kierownika stanu cywilnego, w przypadku, gdy: nie jest możliwe dokonanie sprostowania aktu stanu cywilnego na podstawie akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub innych aktów stanu cywilnego, o ile stwierdzają one zdarzenia wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych albo zagranicznych dokumentów stanu cywilnego, ewentualnie w sytuacji gdy sprostowanie aktu stanu cywilnego przez kierownika urzędu stanu cywilnego na podstawie dołączonych do akt sprawy dokumentów jest niemożliwe. Z punktu widzenia procesu cywilnego najistotniejsze jest sformułowanie, że akt stanu cywilnego stanowi wyłączny dowód stanu cywilnego osoby fizycznej, w szczególności urodzenia dziecka, zgonu, zawarcia małżeństwa, rozwiązania małżeństwa przez rozwód, unieważnienia małżeństwa itd. Moc dowodowa dotyczy nie tylko samego faktu, np. urodzenia się dziecka, ale także płci dziecka, imienia i nazwiska, daty i miejsca urodzenia oraz pochodzenia od określonych rodziców. Jednocześnie nie jest możliwe wykazanie na podstawie aktu stanu cywilnego innych danych tam zawartych, ale niedotyczących bezpośrednio samego zdarzenia ujawnionego w tym akcie ( Postanowienie Sądu Okręgowego w Białymstoku z dnia 07 lipca 2017 roku, sygnatura akt: II Ca 171/17). Właściwym do rozpoznania wniosku o sprostowanie aktu stanu cywilnego będzie sąd rejonowy według miejsca zamieszkania wnioskodawcy. Wniosek podlega stałej opłacie sądowej w wysokości 40 złotych zgodnie z artykułem 23 punkt 1 ustawy z dnia 28 lipca 2005 roku o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.
Reasumując, niezwykle ważnym jest dokonanie prawidłowego wpisu informacji zawartych w akcie urodzenia. Jest to pierwszy akt stanu cywilnego który otrzymuje każdy człowiek. W przypadku, gdy zawiera on błędny bądź nieścisłości będą one widoczne w każdym późniejszym dokumencie: dowodzie osobistym, paszporcie, akcie małżeństwa itp., co niesie za sobą poważne skutki prawne.