Procedura rejestracji znaku towarowego określona jest w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 8 lipca 2002 r. w sprawie dokonywania i rozpatrywania zgłoszeń znaków towarowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 115, poz. 998 z późn. zm.).
Zgłoszenie znaku towarowego powinno zawierać w szczególności:
- podanie;
- dowód pierwszeństwa, jeżeli zgłaszający ubiega się o przyznanie mu uprzedniego pierwszeństwa;
- oświadczenie zgłaszającego o podstawie do korzystania z uprzedniego pierwszeństwa, jeżeli dowód pierwszeństwa nie opiewa na zgłaszającego;
- pięć fotografii lub odbitek znaku towarowego przedstawionego lub wyrażonego choćby w części w postaci rysunku lub rysunków albo kompozycji kolorystycznej;
- dwie fotografie lub odbitki dodatkowo w kolorze czarno-białym, w przypadkach znaków towarowych barwnych;
- dwa egzemplarze taśmy magnetofonowej lub innego nośnika elektronicznego zawierającej nagranie dźwięku, w przypadku zgłoszenia znaku towarowego dźwiękowego;
- dokument stwierdzający uprawnienie do używania niektórych oznaczeń w znaku towarowym, w przypadkach określonych w art. 131 ust. 2 pkt 2-4 ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej (t.j. Dz. U. z 2003 r., Nr 119, poz. 1117 z późn. zm.);
- regulamin znaku, jeżeli zgłaszający ubiega się o udzielenie prawa ochronnego na wspólny znak towarowy, wspólny znak towarowy gwarancyjny albo o udzielenie wspólnego prawa ochronnego;
- pełnomocnictwo, jeżeli zgłaszający działa przez pełnomocnika.
Podanie o rejestrację powinno zawierać w szczególności:
- nazwisko i imię albo nazwę, adres zamieszkania albo siedzibę zgłaszającego oraz numer identyfikacji podatkowej NIP, a także numer PESEL albo numer identyfikacyjny REGON, o ile zgłaszający je posiada;
- nazwisko i imię oraz adres pełnomocnika, jeżeli zgłaszający działa przez pełnomocnika;
- wniosek o udzielenie prawa ochronnego na znak towarowy, wspólny znak towarowy bądź wspólny znak towarowy gwarancyjny albo o udzielenie wspólnego prawa ochronnego na znak towarowy;
- określenie znaku towarowego;
- wskazanie towarów, dla których znak towarowy jest przeznaczony;
- podpis zgłaszającego lub pełnomocnika, jeżeli zgłaszający działa przez pełnomocnika.
Jeżeli zgłoszenie jest dokonywane w imieniu Skarbu Państwa przez organ administracji rządowej albo państwową jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, jako zgłaszającego należy podać nazwę tego organu lub jednostki; jeżeli osoba podpisująca podanie za zgłaszającego nie jest wyznaczonym pełnomocnikiem, podaje zajmowane stanowisko służbowe.
Ponadto podanie o rejestrację powinno zawierać również:
- oświadczenie zgłaszającego, że chce skorzystać z uprzedniego pierwszeństwa, jeżeli ubiega się o przyznanie tego pierwszeństwa, wskazujące co najmniej datę i kraj dokonania pierwszego zgłoszenia lub nazwę, miejsce i kraj wystawy oraz datę wystawienia towaru oznaczonego znakiem towarowym na wystawie;
- wskazanie osoby upoważnionej do odbioru korespondencji, jeżeli jest kilku zgłaszających i nie działają przez wspólnego pełnomocnika;
- spis załączonych dokumentów.
Po otrzymaniu zgłoszenia znaku towarowego Urząd Patentowy niezwłocznie nadaje mu kolejny numer, stwierdza datę wpływu oraz zawiadamia o tym zgłaszającego.
Na wniosek zgłaszającego Urząd Patentowy wydaje dowód pierwszeństwa, którym jest dowód dokonania zgłoszenia znaku towarowego w Urzędzie Patentowym. Dowód ten wydaje się w celu zastrzeżenia pierwszeństwa za granicą.
Urząd Patentowy dokonuje ogłoszenia o zgłoszeniu znaku towarowego w Biuletynie Urzędu Patentowego zamieszczając w nim następujące dane:
- numer zgłoszenia znaku towarowego;
- datę zgłoszenia znaku towarowego;
- datę i kraj uprzedniego pierwszeństwa oraz numer zgłoszenia lub oznaczenie wystawy;
- nazwisko i imię lub nazwę zgłaszającego, jego miejsce zamieszkania lub siedzibę oraz kod kraju;
- kategorię znaku towarowego lub prawa ochronnego, jeżeli zgłoszenie dotyczy wspólnego znaku towarowego, wspólnego znaku towarowego gwarancyjnego albo wspólnego prawa ochronnego;
- określenie znaku towarowego;
- wskazane przez zgłaszającego klasy towarowe.
Decyzję o udzieleniu prawa ochronnego na znak towarowy Urząd Patentowy może wydać, jeżeli upłynął termin do zgłaszania przez osoby trzecie uwag co do istnienia okoliczności uniemożliwiających jej wydanie. W decyzji tej należy wskazać w szczególności:
- numer i datę zgłoszenia znaku towarowego;
- określenie kategorii znaku lub prawa ochronnego;
- znak towarowy mający być przedmiotem prawa ochronnego;
- wykaz towarów przyporządkowanych do odpowiednich klas towarowych.
Po dokonaniu wpisu do rejestru znaków towarowych o udzielonym prawie ochronnym Urząd Patentowy wydaje uprawnionemu świadectwo ochronne, które zawiera:
- potwierdzenie udzielenia prawa bądź wspólnego prawa ochronnego na znak towarowy, na wspólny znak towarowy lub na wspólny znak towarowy gwarancyjny’
- wskazanie uprawnionego i numeru prawa ochronnego;
- określenie znaku towarowego;
- określenie daty i numeru zgłoszenia;
- oznaczenie uprzedniego pierwszeństwa;
- datę wydania decyzji o udzieleniu prawa ochronnego;
- wykaz towarów przyporządkowanych do odpowiednich klas towarowych;
- numer i rocznik „Wiadomości Urzędu Patentowego”, w którym zamieszczono ogłoszenie o udzieleniu prawa ochronnego.