Na skutek wprowadzenia do ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. Nr 94, poz. 1037 z późn. zm.) nowelizacji z dniem 1 stycznia 2012 r. stała się możliwa rejestracja spółki z ograniczoną odpowiedzialności przez internet. Możliwość taka wynika z przepisu art. 1571 wskazanej ustawy. Zgodnie z nim umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być również zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnianego w systemie teleinformatycznym. Zawarcie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu wzorca umowy wymaga wypełnienia formularza umowy zawartego w systemie teleinformatycznym i opatrzenia umowy podpisem elektronicznym. Umowa ta zawarta jest po wprowadzeniu do systemu teleinformatycznego wszystkich danych koniecznych do jej zawarcia i z chwilą opatrzenia ich podpisem elektronicznym. Natomiast zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zawartej przy wykorzystaniu wzorca umowy jest możliwa po zarejestrowaniu spółki.
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 29 grudnia 2011 r. w sprawie trybu zakładania konta w systemie teleinformatycznym, sposobu korzystania z systemu teleinformatycznego i podejmowania w nim czynności związanych z zawiązaniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu wzorca umowy oraz wymagań dotyczących podpisu elektronicznego (Dz. U. z 2011 r. Nr 297, poz. 1762) konto w systemie teleinformatycznym jest udostępniane użytkownikowi wyłącznie po uwierzytelnieniu. Uwierzytelnienie następuje za pomocą podpisu elektronicznego lub bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu. Podpis elektroniczny jest składany przez podanie nazwy użytkownika i hasła. W przypadku użytkowników posługujących się bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu podpis elektroniczny jest składany za pomocą danych do składania tego podpisu. Uwierzytelnienie może nastąpić także przy wykorzystaniu profilu zaufanego ePUAP.
Do sporządzenia umowy spółki stosuje się formularz umowy spółki udostępniony w systemie teleinformatycznym, a następnie użytkownicy uprawnieni do podpisania umowy podpisują ją w systemie teleinformatycznym przez złożenie podpisu elektronicznego.
Podpisanie umowy spółki przez pierwszego uprawnionego użytkownika powoduje brak możliwości zmiany treści umowy.
Do sporządzenia listy wspólników stosuje się formularz listy wspólników udostępniony w systemie teleinformatycznym, a następnie uprawnieni użytkownicy (członkowie zarządu) podpisują listę wspólników w tym systemie przez złożenie podpisu elektronicznego.
Do złożenia oświadczenia członków zarządu o wniesieniu wkładów na pokrycie kapitału zakładowego stosuje się udostępniony w systemie teleinformatycznym formularz oświadczenia o wniesieniu wkładów, a następnie uprawnieni użytkownicy (wszyscy członkowie zarządu) podpisują to oświadczenie w systemie teleinformatycznym przez złożenie podpisu elektronicznego.
Przy podpisywaniu dokumentów wyżej wymienionych dokumentów wskazuje się jednocześnie, czy podpis składany jest we własnym imieniu, czy też w imieniu innego podmiotu, oznaczając ten podmiot przez określenie:
- imienia i nazwiska albo nazwy/firmy;
- numeru PESEL, jeżeli go posiada, a w innym przypadku – identyfikatora dokumentu tożsamości, nazwy tego dokumentu, organu, który go wydał, ze wskazaniem siedziby i państwa – w przypadku osoby fizycznej, która nie jest obowiązana do posiadania numeru PESEL;
- numeru KRS lub numeru w rejestrze, w którym jest wpisany, ze wskazaniem tego rejestru.
Ponadto podpisujący wskazane dokumenty w imieniu innej osoby obowiązany jest wskazać podstawę umocowania. Jeżeli podstawą umocowania jest działanie w charakterze członka organu lub wspólnika reprezentującego handlową spółkę osobową, należy określić również sposób reprezentacji podmiotu przez organ lub sposób reprezentacji spółki. Natomiast, gdy podstawą umocowania jest przedstawicielstwo ustawowe, powinno się wskazać jego podstawę. W przypadku zaś, gdy podstawą umocowania jest pełnomocnictwo, w systemie teleinformatycznym należy wypełnić oświadczenie wskazujące fakt udzielenia pełnomocnictwa, z określeniem podmiotu, który go udzielił, osoby lub osób udzielających pełnomocnictwa w charakterze reprezentantów podmiotu, jeżeli pełnomocnictwo nie dotyczy działania w imieniu osoby fizycznej, daty udzielenia pełnomocnictwa, jego zakresu. Oświadczenie pełnomocnika powinno się dołączyć do dokumentu, którego dotyczy. Jeżeli podstawą umocowania jest pełnomocnictwo udzielone w systemie teleinformatycznym do czynności związanych z utworzeniem spółki, podlega ono wskazaniu przy podejmowaniu czynności, której dotyczy.
Do umowy spółki, listy wspólników, oświadczenia członków zarządu o wniesieniu wkładów na pokrycie kapitału zakładowego, pełnomocnictwa ma dostęp każdy użytkownik uprawniony do jego sporządzenia i podpisania.
Sporządzenie umowy spółki przy wykorzystaniu formularza umowy spółki udostępnionego w systemie teleinformatycznym, a następnie jej podpisanie, następuje w ciągu 24 godzin.