Na podstawie ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (t.j. Dz. U. z 2001 r., Nr 124, poz. 1361 z późn. zm.) prowadzenie ksiąg wieczystych należy do właściwości sądów rejonowych. Czynności sądu w zakresie prowadzenia ksiąg wieczystych mogą wykonywać referendarze sądowi. Sądy rejonowe prowadzące księgi wieczyste współpracują z Szefem Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych w zakresie niezbędnym do realizacji jego zadań ustawowych.
Dla każdej nieruchomości prowadzi się odrębną księgę wieczystą, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Dotyczy to także nieruchomości lokalowych oraz nieruchomości, w których nieruchomości lokalowe zostały wyodrębnione (art. 24 ust. 1 KWU).
Należy podkreślić, iż w księdze wieczystej prowadzonej dla nieruchomości, w której własność lokali została wyodrębniona, ujawnia się sposób zarządu tą nieruchomością określony w umowie, a w razie nieujawnienia domniemywa się sposób zarządu wynikający z ustawy.
Istotnym jest fakt, iż zgodnie z przepisami przedmiotowej ustawy do ksiąg wieczystych dla spółdzielczych własnościowych praw do lokalu stosuje się odpowiednio przepisy o księgach wieczystych dla nieruchomości. W razie przekształcenia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu w prawo własności nieruchomości, księga wieczysta prowadzona dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu staje się księgą wieczystą dla nieruchomości, a wpisana w tej księdze hipoteka na spółdzielczym własnościowym prawie do lokalu obciąża nieruchomość. W wypadkach takich właściciel nieruchomości jest obowiązany do ujawnienia w księdze wieczystej swego prawa oraz danych do oznaczenia nieruchomości.
Księgi wieczyste mogą być zakładane i prowadzone także w systemie informatycznym (art. 251 ust. 1 KWU).
Przy każdej księdze wieczystej prowadzi się akta księgi wieczystej. Do akt tych składa się dokumenty i pisma dotyczące nieruchomości.
Księgi wieczyste i akta ksiąg wieczystych przechowuje się w sądzie. Księgi te nie mogą być wydawane poza budynek sądu rejonowego. Każdy może przeglądać księgi wieczyste w obecności pracownika sądu. Natomiast akta księgi wieczystej może przeglądać jedynie osoba mająca interes prawny oraz notariusz.
Zgodnie z art. 363 ust. 1 KWU dla prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie informatycznym Minister Sprawiedliwości tworzy i utrzymuje centralną bazę danych ksiąg wieczystych, stanowiącą ogólnokrajowy zbiór ksiąg wieczystych prowadzonych w tym systemie. Minister Sprawiedliwości obowiązany jest zapewnić bezpieczeństwo centralnej bazy danych ksiąg wieczystych, w szczególności ochronę przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich, zniszczeniem oraz utratą danych. Sądy rejonowe, które zakładają i prowadzą księgi wieczyste w systemie informatycznym, powinny dokonywać czynności związanych z prowadzeniem ksiąg wieczystych w centralnej bazie danych ksiąg wieczystych.
Wprowadzając system informatyczny Minister Sprawiedliwości obowiązany jest utworzyć, w drodze rozporządzenia, Centralną Informację Ksiąg Wieczystych, z ekspozyturami przy wydziałach sądów rejonowych prowadzących księgi wieczyste w systemie informatycznym.
Centralna Informacja wydaje na wniosek odpisy ksiąg wieczystych prowadzonych w systemie informatycznym oraz zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej (art. 364 ust. 2 KWU).
Należy podkreślić, iż odpisy i zaświadczenia wydawane przez Centralną Informację, mają moc dokumentów wydawanych przez sąd.
W razie zaistnienia niemożliwej do usunięcia przeszkody bezpośredniego wglądu do księgi wieczystej prowadzonej w systemie informatycznym, każdy ma prawo do zaznajomienia się z wydrukiem księgi wieczystej.
Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych pobiera opłatę od wniosku o wydanie odpisu księgi wieczystej oraz od wniosku o wydanie zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej. Jednakże wnioski te złożone przez sąd, prokuratora lub organ administracji rządowej są wolne od opłat. Ponadto Centralna Informacja zapewni nieodpłatnie organom prowadzącym kataster nieruchomości bezpośredni dostęp do bazy danych księgi wieczystej w części obejmującej dział pierwszy i drugi, w celu sprawdzenia zgodności danych w katastrze nieruchomości z treścią wpisów w powyższych działach, bez prawa udostępniania danych z tej bazy osobom trzecim.
W razie powstania stanu zagrożenia zniszczeniem zbioru ksiąg wieczystych w znacznej skali, na skutek zdarzeń o charakterze nadzwyczajnym, treść wpisów w księgach wieczystych podlega utrwaleniu, z zachowaniem wszystkich cech ksiąg wieczystych (art. 581 ust. 1 KWU).
Utrwalenie treści wpisów w księgach wieczystych w powyższym trybie, może być przeprowadzane na podstawie zarządzenia Ministra Sprawiedliwości określającego sąd, w którym nastąpiło zdarzenie o charakterze nadzwyczajnym, powodujące powstanie zagrożenia zniszczeniem zbioru ksiąg wieczystych. Kopia powstała we wskazanym trybie podlega uwierzytelnieniu przez sędziego lub referendarza i ma moc księgi wieczystej. W razie konieczności dokonania nowego wpisu, w księdze wieczystej, w miejsce której została sporządzona kopia, zaprowadza się, jako jej ciąg dalszy, księgę wieczystą według wzoru określonego w art. 25 ust. 1 KWU, z jednoczesnym przeniesieniem do niej wszystkich aktualnych wpisów.