W okresie przedświątecznym w związku z tzw. „szczytem paczkowym” przesyłki i przewożone towary są w sposób szczególny narażone na uszkodzenia. Zarówno firmy transportowe jak i odbiorcy przesyłek często zapominają o podstawowych kwestiach związanych z prawidłowym sprawdzeniem stanu przesyłki w trakcie jej doręczenia, jak również prawidłowemu zgłoszeniu powstałej szkody aby w przypadku odbiorcy móc prawidłowo zażądać zapłaty odszkodowania
Zgodnie z treścią art. 74 Prawa przewozowego jeżeli przed wydaniem przesyłki okaże się, że doznała ona ubytku lub uszkodzenia, przewoźnik ustala niezwłocznie protokolarnie stan przesyłki oraz okoliczności powstania szkody. Przewoźnik wykonuje te czynności także na żądanie uprawnionego, jeżeli twierdzi on, że przesyłka jest naruszona.
Ustalenia protokolarne powinny być dokonane w obecności uprawnionego, a jeżeli wezwanie go nie jest możliwe albo nie zgłosi się on w wyznaczonym terminie, przewoźnik dokonuje ustaleń w obecności osób zaproszonych przez siebie do tej czynności.
Jeżeli po wydaniu przesyłki ujawniono ubytek lub uszkodzenie nie dające się z zewnątrz zauważyć przy odbiorze, przewoźnik ustala stan przesyłki na żądanie uprawnionego zgłoszone niezwłocznie po ujawnieniu szkody, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od dnia odbioru przesyłki.
Protokół podpisują osoby uczestniczące w ustaleniu stanu przesyłki. Jeżeli uprawniony nie zgadza się z treścią protokołu, może zamieścić w nim zastrzeżenie z uzasadnieniem; w razie odmowy podpisania protokołu przez uprawnionego przewoźnik stwierdza w nim fakt i przyczyny odmowy. Uprawniony otrzymuje bezpłatnie egzemplarz protokołu.
W razie trudności w ustaleniu danych dotyczących czasu, rodzaju, rozmiarów lub przyczyny szkody, dane te określa rzeczoznawca powołany przez przewoźnika w porozumieniu z uprawnionym.
Należy pamiętać, iż obowiązujące przepisy prawa nie wykluczają dochodzenia roszczeń odszkodowawczych z tytułu ubytku lub uszkodzenia w przesyłce bez „protokołu szkody”. Jednakże zgodnie z art. 6 Kodeksu cywilnego to ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne, niesporządzenie więc protokołu szkody w trakcie doręczenia przesyłki w praktyce często uniemożliwia żądanie naprawienia szkody przez przewoźnika z tytułu uszkodzenia czy też ubytku.