W ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. (Dz. U. Nr 24, poz. 141 z późn. zm.) zawarta jest legalna definicja pracy w godzinach nadliczbowych.
Należy podkreślić, iż chodzi tutaj zarówno o normy dzienne, jak i normy tygodniowe określone nie tylko w kodeksie pracy, ale także w innych przepisach stanowionych przez państwo, jak również w układach zbiorowych pracy lub regulaminach pracy. W przypadku niepełnego wymiaru czasu pracy w umowie ustala się liczbę godzin, których przekroczenie uprawnia do wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.
Istotnym jest fakt, iż wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych jest co do zasady obowiązkiem pracownika, który wynika z ciążącego na nim zobowiązania dbania o dobro pracodawcy (art. 100 § 2 pkt 4). Ustawodawca wprowadza jednak wyjątki o tej zasady o charakterze bezwzględnym, jak i względnym, które mają na celu ochronę pracowników.
Bezwzględnie zakazane jest wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych przez:
- pracowników młodocianych;
- pracownice w ciąży;
- pracowników posiadających zaświadczenie lekarza o potrzebie czasowego wstrzymania się od pracy w godzinach nadliczbowych, które zostało wydane na podstawie przepisów szczególnych;
- pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia.
Natomiast zakazy o charakterze względnym odnoszą się do pracowników, którzy opiekują się dzieckiem w wieku do lat czterech. Do zatrudniania w godzinach nadliczbowych potrzebna jest zgoda tych osób.
Ustawodawca expressis verbis wymienił także przyczyny, które uzasadniają wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych. Należą do nich :
- konieczność prowadzenia akcji ratowniczej dla ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
- szczególne potrzeby pracodawcy; przez zwrot ten należy rozumieć okoliczności, których nie można było przewidzieć z góry.
Ustawodawca dopuścił jednak możliwość ustalenia innej liczby godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, a jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zborowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy w umowie o pracę. Pamiętać należy jednak, iż tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Ograniczenie to nie dotyczy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy.
Dodatek ten przysługuje w następującej wysokości:
- 100 % wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających: w nocy; w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy oraz w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
- 50 % wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określony w pkt 1.
Dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia przysługuje ponadto, jeżeli nastąpiło przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, pod warunkiem, że pracownik nie ma prawa do dodatku z tytułu przekroczenia dziennej normy czasu pracy. Ustawodawca wyłączył możliwość podwójnej rekompensaty.
Wynagrodzenie, które stanowi podstawę obliczania dodatku obejmuje wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a w przypadku, gdy taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia.
Jeżeli pracownik wykonuje stale pracę poza zakładem pracy to jego wynagrodzenie wraz z przysługującym mu dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych może być zastąpione ryczałtem, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych.
Pracodawca udziela pracownikowi czasu wolnego od pracy:
- na pisemny wniosek pracownika – w tym samym wymiarze co wymiar czasu pracy w godzinach nadliczbowych;
- bez wniosku pracownika – w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych; nie może to spowodować jednak obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy; w przypadku tym pracodawca jest obowiązany udzielić czasu wolnego od pracy najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego.
Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych nie przysługuje:
- pracownikom zarządzającym w imieniu pracodawcy zakładem pracy;
- kierownikom wyodrębnionych komórek organizacyjnych, z wyjątkiem pracy w niedzielę i święto, jeżeli w zamian nie otrzymali innego dnia wolnego od pracy;
- pracownikom, których czas pracy określony jest wymiarem ich zadań.