Pisma procesowe w postępowaniu karnym reguluje ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. kodeks postępowania karnego (Dz. U. Nr 89, poz. 555 z późn. zm.). Pod warunkiem, że przepisy tej ustawy nie stanowią inaczej, strony mogą składać wnioski i inne oświadczenia na piśmie albo ustnie do protokołu.
Nie wywołuje skutku procesowego w postaci wniesienia środka odwoławczego oświadczenie procesowe strony, przesłane w formie dokumentu elektronicznego, zgodnie z wymogami ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), albowiem zarówno w procedurze wykroczeniowej, jak i w procedurze karnej taka forma czynności procesowej nie jest przewidziana (Postanowienie SN z dnia 26 marca 2009 r., I KZP 39/08).
Znaczenie czynności procesowej ocenia się według treści złożonego oświadczenia (art. 118 § 1 k.p.k.).
Przy braku spójności między treścią zarzutu kasacji a uzasadnieniem należy kierować się regułą interpretacyjną wyrażoną w art. 118 § 1 k.p.k., w myśl której znaczenie czynności procesowej ocenia się według treści złożonego oświadczenia. W przypadku kasacji znaczenie to wyraża się w oświadczeniu, które realizuje wymóg podania, na czym polega zarzucone uchybienie (art. 526 § 1 k.p.k.), a więc zawartym w uzasadnieniu (Postanowienie SN z dnia 30 sierpnia 1999 r., III KZ 74/99).
W związku z powyższym niewłaściwe oznaczenie czynności procesowej, a zwłaszcza środka zaskarżenia, nie pozbawia czynności znaczenia prawnego.
Na podstawie art. 118 § 1 i 2 k.p.k. organ procesowy ocenia nie tylko rzeczywisty zakres zaskarżenia i treść zarzutu, sformułowanego w środku zaskarżenia, ale także i to, od jakiego w istocie orzeczenia ów środek został wniesiony (Postanowienie SN z dnia 2 września 2003 r., II KK 105/03).
Pismo w sprawie należącej do właściwości sądu, prokuratora, Policji lub innego organu dochodzenia, skierowane do niewłaściwego organu, przekazuje się właściwemu organowi.
Zasada sformułowana w art. 118 k.p.k. odnosi się nie tylko do czynności procesowych stron, ale także do czynności innych uczestników postępowania, w tym podmiotów określonych w art. 521 k.p.k., a nawet do czynności organów postępowania (Wyrok SN z dnia 2 marca 2001 r., V KKN 3/01).
Pismo procesowe powinno zawierać:
- oznaczenie organu, do którego jest skierowane, oraz sprawy, której dotyczy;
- oznaczenie oraz adres wnoszącego pismo;
- treść wniosku lub oświadczenia, w miarę potrzeby z uzasadnieniem;
- datę i podpis składającego pismo.
Za osobę, która nie może się podpisać, pismo podpisuje osoba przez nią upoważniona, ze wskazaniem przyczyny złożenia swego podpisu.
W przypadku, gdy pismo nie odpowiada wyżej wskazanym wymaganiom formalnym lub wynikającym z przepisów szczególnych, a brak jest tego rodzaju, że pismo nie może otrzymać biegu, albo brak polega na niezłożeniu należytych opłat lub upoważnienia do podjęcia czynności procesowej, należy wezwać osobę, od której pismo pochodzi, do usunięcia braku w terminie 7 dni. W razie uzupełnienia braku w terminie, pismo wywołuje skutki od dnia jego wniesienia. Natomiast w razie nieuzupełnienia braku w terminie, pismo uznaje się za bezskuteczne, o czym należy pouczyć przy doręczeniu wezwania.
Wezwanie strony do uzupełnienia braków pisma musi w swej treści wyraźnie zawierać wskazanie 7-dniowego terminu, w którym powinna ona to uczynić, gdyż wyraźnie wymaga tego art. 120 § 1 in fine k.p.k., a tym samym przy braku takiej informacji nie może następnie wchodzić w rachubę uznanie pisma za bezskuteczne z uwagi na jego uzupełnienie po upływie wskazanego w tym przepisie terminu (Postanowienie SN z dnia 22 marca 2012 r., V KZ 5/12).