Oznaczenie przedsiębiorcy jest bardzo istotne ze względu na fakt, iż to właśnie ono indywidualizuje go w obrocie prawnym. De lege lata kwestia oznaczenia przedsiębiorcy jest dobrze regulowana w przepisach, co ma istotne znaczenie ze względu na wagę tego zagadnienia.
Podstawowym aktem prawnym, który reguluje omawianą kwestię jest ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r., Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). Omawiana ustawa definiuje samo pojęcie przedsiębiorcy określając, że jest nim osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową. Pojęcie działalności gospodarczej definiowane jest natomiast w art. 2 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz. U z 2010 r., Nr 220, poz. 1447 z późn. zm.), zgodnie z którym działalnością gospodarczą jest zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły. kodeks cywilny stanowi, że przedsiębiorca działa pod firmą, która powinna być ujawniona we właściwym rejestrze, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej (art. 432 k.c.). Firma jest, więc nazwą pod jaką działa przedsiębiorca. Firma przedsiębiorcy powinna się odróżniać dostatecznie od firm innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku oraz nie może wprowadzać w błąd, w szczególności co do osoby przedsiębiorcy, przedmiotu działalności przedsiębiorcy, miejsca działalności, źródeł zaopatrzenia (art. 433 k.c.).
Natomiast same wymagania co do firmy są różne w zależności od formy prawnej w jakiej prowadzona jest działalność gospodarcza.
W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą firmą jest ich imię i nazwisko. Jednak nie wyklucza to włączenia do firmy pseudonimu lub określeń wskazujących na przedmiot działalności przedsiębiorcy, miejsce jej prowadzenia oraz innych określeń dowolnie obranych (art. 434 k.c.).
W przypadku spółki jawnej wymagane jest stosowanie w jej firmie nazwisk lub firm wszystkich lub wybranych wspólników będących osobami fizycznymi wraz z dodatkowym oznaczeniem „spółka jawna”, które można zastąpić skrótem „sp. j.” (art. 24 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, Dz. U. z 2000 r., Nr 94, poz. 1037 z późn. zm.).
Natomiast firma spółki partnerskiej powinna zawierać nazwisko co najmniej jednego partnera, dodatkowe oznaczenie „i partner” bądź „i partnerzy” albo „spółka partnerska” oraz określenie wolnego zawodu wykonywanego w spółce. Podobnie jak w przypadku spółki jawnej w spółce partnerskiej dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu „sp.p.” (art. 90 k.s.h.). Z kolei firma spółki komandytowej powinna zawierać nazwisko jednego lub kilku komplementariuszy oraz dodatkowe oznaczenie „spółka komandytowa”, przy czym dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu „sp.k.” (art. 104 § 1 i 2 k.s.h.). Zgodnie z art. 104 § 3 k.s.h., jeżeli komplementariuszem jest osoba prawna, firma spółki komandytowej powinna zawierać pełne brzmienie firmy (nazwy) tej osoby prawnej z dodatkowym oznaczeniem „spółka komandytowa”. Nie wyklucza to zamieszczenia nazwiska komplementariusza, który jest osobą fizyczną. Nazwisko komandytariusza nie może być zamieszczane w firmie spółki. Jeżeli dojdzie do zamieszczenia nazwiska lub firmy (nazwy) komandytariusza w firmie spółki, komandytariusz ten odpowiada wobec osób trzecich tak jak komplementariusz (art. 104 § 4 k.s.h.). Podobnie uregulowana jest firma spółki komandytowo – akcyjnej, jednak ze zmianami wynikającymi z obecności akcjonariuszy (art. 127 k.s.h.).
Jak już wspomniano kodeks cywilny w odmienny sposób reguluje firmę osób prawnych. Na podstawie odesłania zawartego w art. 331 k.c. postanowienia te stosuje się również do jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną. W myśl art. 435 k.c. firmą osoby prawnej jest jej nazwa.
Ponadto firma zawiera określenie formy prawnej osoby prawnej, które może być podane w skrócie, a ponadto może wskazywać na przedmiot działalności, siedzibę tej osoby oraz inne określenia dowolnie obrane. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialności oraz spółki akcyjnej firma może być dowolnie obrana, jednak musi zawierać dodatkowe oznaczenie wskazujące na formę prawną (art. 160 i 305 k.s.h.). Dopuszcza się używanie odpowiednio do każdej ze spółek skrótów „spółka z o. o.”, „sp. z o. o.” lub „S.A.”. Dowolność w określaniu nazwy spółki nie może naruszać jednak przepisów szczególnych regulujących np. działalność bankową czy ubezpieczeniową.
Zgodnie z art. 435 § 3 k.c. firma osoby prawnej może zawierać nazwisko lub pseudonim osoby fizycznej, jeżeli służy to ukazaniu związków tej osoby z powstaniem lub działalnością przedsiębiorcy. Umieszczenie w firmie nazwiska albo pseudonimu osoby fizycznej wymaga pisemnej zgody tej osoby, a w razie jej śmierci – zgody jej małżonka i dzieci. Natomiast w przypadku utraty członkostwa przez wspólnika, którego nazwisko było umieszczone w firmie, spółka może zachować w swej firmie nazwisko byłego wspólnika tylko za wyrażoną na piśmie jego zgodą, a w razie jego śmierci – za zgodą jego małżonka i dzieci (art. 438 k.c.). Przepis ten stosuje się odpowiednio w wypadku kontynuowania działalności gospodarczej osoby fizycznej przez inną osobę fizyczną będącą jej następcą prawnym.
Zmiana firmy wymaga ujawnienia w rejestrze. W razie przekształcenia osoby prawnej można zachować jej dotychczasową firmę z wyjątkiem określenia wskazującego formę prawną osoby prawnej, jeżeli uległa ona zmianie. To samo dotyczy przekształcenia spółki osobowej. W przypadku nabycia przedsiębiorstwa można prowadzić je nadal pod dotychczasową nazwą. Powinno się jednak umieścić dodatek wskazujący firmę lub nazwisko nabywcy, chyba że strony postanowiły inaczej (art. 438 k.c.).
Ważnym jest fakt, iż firma nie może być zbyta. Natomiast istnieje możliwość upoważnienia do korzystania przez innego przedsiębiorcę (na zasadzie licencji) z firmy, jednakże pod warunkiem, że nie wprowadza to w błąd (art. 439 k.c.).
Firma podlega ochronie prawnej dlatego przedsiębiorca, którego prawo do firmy zostało zagrożone cudzym działaniem, może żądać zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne. W razie dokonanego naruszenia może on także żądać usunięcia jego skutków, złożenia oświadczenia lub oświadczeń w odpowiedniej treści i formie, naprawienia na zasadach ogólnych szkody majątkowej lub wydania korzyści uzyskanej przez osobę, która dopuściła się naruszenia (art. 4310 k.c.).