Zgodnie z przepisami prawa najem może być opodatkowany:
- jako najem prywatny;
- w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Na podstawie ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.) przychody z najmu zaliczane są do odrębnych źródeł przychodów.
Najem prywatny może być rozliczany na zasadach ogólnych lub ryczałtem.
W 2013 r. skala podatkowa wynosi 18 % i 32 % od dochodu, natomiast ryczałt – 8,5 % od przychodu. W przypadku działalności gospodarczej, główne formy rozliczenia to podatek według skali podatkowej (w 2013 roku 18% i 32%) oraz podatek liniowy (w 2013 roku 19%).
Podatnik może dokonać wyboru formy opodatkowania poprzez złożenie do naczelnika Urzędu Skarbowego właściwego ze względu na jego miejsce zamieszkania oświadczenia w następującym terminie:
- do 20 stycznia każdego roku lub
- do 20 dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, w którym wynajmujący osiągnął pierwszy przychód z tytułu najmu – w przypadku, gdy podatnik po raz pierwszy uzyskuje przychód z najmu w trakcie roku podatkowego lub
- do końca roku podatkowego – w przypadku, gdy podatnik osiągnął pierwszy przychód z najmu w miesiącu grudniu.
W przypadku, gdy termin złożenia oświadczenia przypada na dzień wolny od pracy – termin ten ulega przesunięciu na następujący po nim najbliższy dzień roboczy.
W sytuacji, gdy podatnik nie złoży w terminie oświadczenia o wyborze formy opodatkowania przychodów osiąganych z tytułu najmu, przychody te będą opodatkowane według skali podatkowej. Nie dotyczy to jednak przypadku, gdy w poprzednim roku podatnik rozliczał się ryczałtem. Wówczas podatnik może kontynuować tą formę rozliczania bez konieczności dokonywania powiadomienia Urzędu Skarbowego.
Podatek według zasad ogólnych płaci się od faktycznie uzyskanego dochodu.
Przychód powstaje w momencie faktycznego otrzymania przez wynajmującego czynszu najmu. Natomiast dochód stanowi różnicę między faktycznie otrzymanym przychodem z najmu a kosztami z nim związanymi. Istotne jest przy tym, aby wydatki te ponosił sam wynajmujący, a nie najemca.
Podatnik, który rozlicza się na zasadach ogólnych z przychodów osiąganych z tytułu najmu obowiązany jest samodzielnie obliczać miesięczną zaliczkę na podatek i wpłacać ją do Urzędu Skarbowego. Zaliczki te powinien wpłacać do 20 dnia każdego miesiąca za poprzedni miesiąc. Natomiast zaliczkę za ostatni miesiąc roku podatkowego należy wpłacić do 20 stycznia następnego roku podatkowego.
Podatnik, który rozlicza przychody z tytułu najmu według zasad ogólnych nie jest obowiązany wypełniać w trakcie roku podatkowego żadnych deklaracji.
Natomiast po zakończeniu roku podatkowego podatnik obowiązany jest złożyć do Urzędu Skarbowego zeznanie podatkowe o wysokości osiągniętego dochodu. Zeznanie to składa się do dnia 30 kwietnia następnego roku podatkowego.
W przypadku, gdy podatnik rozlicza się w formie ryczałtu kwota podatku zależy od wielkości przychodu, a nie dochodu.
Podatek płaci się wówczas od faktycznie otrzymanego przez wynajmującego przychodu. Przychód ten nie może być pomniejszony o żadne koszty jego uzyskania.
W przypadku, gdy umowa najmu została zawarta na piśmie, podatnik nie jest obowiązany prowadzić ewidencję przychodów.
Podatnik rozliczający się w formie ryczałtu obowiązany jest obliczać samodzielnie i wpłacać co miesiąc lub co kwartał kwotę ryczałtu. Kwotę tą należy wpłacać w terminie do 20 dnia następnego miesiąca, a za miesiąc grudzień – w terminie złożenia zeznania.
Podatnik, który rozlicza przychody z tytułu najmu w formie ryczałtu nie jest obowiązany wypełniać w trakcie roku podatkowego żadnych deklaracji.
Po zakończeniu roku podatkowego podatnik powinien złożyć zeznanie o wysokości uzyskanego przychodu i należnego ryczałtu. Zeznanie to składa się w terminie do końca stycznia roku następnego.
W sytuacji, gdy mamy do czynienia ze wspólnym opodatkowaniem małżonków, podatnik nie może rozliczać przychodów osiąganych z tytułu najmu w formie podatku liniowego. Małżonkowie mogą natomiast rozliczać te przychody w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Powinni oni rozliczać osiągane przychody proporcjonalnie do prawa udziału w zysku. Jednakże w przypadku, gdy w danym roku podatkowym pomiędzy małżonkami występuje ustrój współwłasności majątkowej małżeńskiej – małżonkowie mogą złożyć oświadczenie o opodatkowaniu całości dochodu osiągniętego z tytułu najmu przez jednego z nich. Oświadczenie to należy złożyć na piśmie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnicy otrzymali po raz pierwszy w roku podatkowym przychód z tytułu najmu wspólnej własności, wspólnego posiadania lub wspólnego użytkowania rzeczy.
Oświadczenie o rozliczeniu całości przychodów u jednego z małżonków należy składać co roku.