Definicję pojęcia „oddział spółki” zawiera przepis art. 5 pkt 4 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz. U. z 2010 r., Nr 220, poz. 1447 z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem oddział to wyodrębniona i samodzielna organizacyjnie część działalności gospodarczej, wykonywana przez przedsiębiorcę poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem wykonywania działalności. Wyodrębnienie oddziału może nastąpić ze względu na:
- wykonywaną pracę;
- rodzaj produkcji;
- miejsce prowadzenia działalności.
Konieczną przesłanką uznania określonego miejsca prowadzenia działalności za oddział jest samodzielność organizacyjna.
Samodzielność organizacyjna przejawia się przede wszystkim w odrębnym kierownictwu, finansach oraz personelu. Samodzielność ta nie może być jednak pełna, gdyż wówczas nie będzie można mówić o oddziale tylko o odrębnej firmie. Między oddziałem a firmą macierzystą musi istnieć zależność.
We wszystkich rodzajach spółek występujących w polskim porządku prawnym pierwsze kroki, które należy podjąć, aby utworzyć oddział są takie same. Należą do nich określenie lokalizacji oddziału oraz zapewnienie sobie tytułu prawnego do lokalu (może być to nie tylko prawo własności, ale także najem, dzierżawa, czy też użyczenie).
Oddział spółki cywilnej
Do utworzenia oddziału spółki cywilnej niezbędne jest podjęcie stosownej uchwały przez wspólników spółki.
Zgodnie z przepisem art. 4 ust. 2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej za przedsiębiorców uznaje się nie spółkę cywilną, ale jej wspólników w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej. W związku z tym wspólnicy spółki cywilnej powinni w ewidencji działalności gospodarczej dopisać nowy adres prowadzenia działalności. Kolejnym krokiem zmierzającym do utworzenia oddziału spółki cywilnej jest nadanie oddziałowi numeru REGON. Należy jednakże podkreślić, iż posiadanie przez oddział własnego numeru REGON nie jest warunkiem koniecznym do jego utworzenia. Następnie wspólnicy spółki cywilnej obowiązani są zgłosić nowy adres prowadzenia działalności w urzędzie skarbowym, a także w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.
Oddział spółek osobowych
Do utworzenia oddziału osobowych spółek prawa handlowego niezbędne jest podjęcie stosownej uchwały przez wspólników, którzy mają prawo reprezentowania spółki. Następnie należy zgłosić oddział w rejestrze przedsiębiorców, który stanowi część Krajowego Rejestru Sądowego. Zgodnie bowiem z przepisem art. 38 pkt 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz. U. z 2007 r., Nr 168, poz. 1186 z późn. zm.) w dziale 1 rejestru przedsiębiorców zamieszcza się m.in. informacje o siedzibach i adresach oddziałów, jeżeli takie zostały utworzone. W przypadku utworzenia oddziału osobowych spółek prawa handlowego konieczne jest także nadanie mu numeru REGON, zgłoszenie do urzędu skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych podobnie, jak w przypadku tworzenia oddziału spółki cywilnej.
Oddziały spółek kapitałowych
Do utworzenia oddziału spółki kapitałowej konieczna jest uchwała zarządu tej spółki. Zgodnie z ustawą z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. Nr 94, poz. 1037 z późn. zm.) uchwała ta może być powzięta pod warunkiem, że wszyscy członkowie zarządu zostali prawidłowo powiadomieni o posiedzeniu zarządu. Co do zasady uchwały zarządu zapadają bezwzględną większością głosów. Jednakże umowa lub statut spółki mogą przewidywać inne warunki dotyczące podejmowania uchwał przez zarząd.
Oddział spółki kapitałowej powinien być także zgłoszony do Krajowego Rejestru Sądowego. Informację o jego siedzibie i adresie zamieszcza się w dziale 1 rejestru przedsiębiorców. Ponadto powinien uzyskać numer REGON, a także musi być zgłoszony do urzędu skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Księgowość oddziału spółki
Na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) księgi rachunkowe należy prowadzić w siedzibie jednostki. Jednostki, które posiadają oddziały mogą prowadzić księgi rachunkowe oddziałów w ich siedzibie.
Sprawozdanie z działalności jednostki powinno obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń, a w szczególności informacje o m.in. posiadanych przez jednostkę oddziałach.
Jednostka, w skład której wchodzą jednostki organizacyjne sporządzające samodzielne sprawozdania finansowe, sporządza łączne sprawozdanie finansowe, będące sumą sprawozdania finansowego jednostki i wszystkich jej oddziałów, wyłączając odpowiednio:
- aktywa i fundusze wydzielone;
- wzajemne należności i zobowiązania oraz inne rozrachunki o podobnym charakterze;
- przychody i koszty z tytułu operacji dokonywanych między jednostką a jej oddziałami lub między jej oddziałami;
- wynik finansowy operacji gospodarczych dokonywanych wewnątrz jednostki, zawarty w aktywach jednostki lub jej oddziałów.
Do sprawozdania finansowego jednostki, w której skład wchodzą oddziały znajdujące się poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i tam sporządzające sprawozdania finansowe, włącza się odpowiednie dane wynikające z bilansów tych oddziałów, wyrażone w walutach obcych, przeliczone na walutę polską po obowiązującym na dzień bilansowy średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski, natomiast z rachunku zysków i strat – po kursie stanowiącym średnią arytmetyczną średnich kursów na dzień kończący każdy miesiąc roku obrotowego, a w uzasadnionych przypadkach – po kursie będącym średnią arytmetyczną średnich kursów na dzień kończący poprzedni rok obrotowy i dzień kończący bieżący rok obrotowy, ogłoszonych dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski. Powstałe na skutek tych przeliczeń różnice wykazuje się w łącznym sprawozdaniu finansowym jednostki, w pozycji „Różnice kursowe z przeliczenia”, jako składnik kapitału (funduszu) z aktualizacji wyceny.