Podstawę prawną sporządzania noty odsetkowej stanowi ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.).
Nota odsetkowa nazywana jest także monitem zaległości. Zawiera ona żądanie zapłaty odsetek.
Notę odsetkową można wystawić w sytuacji, gdy kontrahent spóźnia się ze spłatą należnych zobowiązań finansowych. W przypadku takim można go ukarać odsetkami naliczonymi za zwłokę.
Elementy, które powinna zawierać nota odsetkowa
Nota odsetkowa powinna zawierać wszelkie informacje, które dotyczą powstałych wierzytelności. W szczególności powinna zawierać następujące elementy:
- datę sporządzenia noty odsetkowej;
- dane wierzyciela;
- dane dłużnika;
- kwotę powstałych zobowiązań;
- kwotę należnych odsetek;
- termin, w którym należy uregulować powstałe zadłużenie wraz z odsetkami;
- sposób, w jaki należy uregulować zadłużenie;
- rodzaj powstałych zobowiązań;
- termin opóźnień w spłacie;
- podpis osoby, która jest upoważniona do sporządzenia noty odsetkowej.
Nota odsetkowa wystawiana jest z reguły do przeterminowanych należności z dokumentu takiego, jak faktura.
Terminy naliczania odsetek
Zgodnie z art. 481 § 1 k.c., jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.
Wierzyciel może zrzec się wynikającego z art. 481 § 1 k.c. uprawnienia do żądania odsetek za opóźnienie (Wyrok SN z dnia 22 listopada 2006 r., V CSK 299/06).
Odsetki można naliczać od pierwszego dnia po upływie terminu płatności. Należy jednak pamiętać o następujących kwestiach:
- termin zapłaty przypadający w dniu ustawowo wolnym od pracy (niedziela lub święto) ulega przedłużeniu do przypadającego po nim dnia, który nie jest ustawowo wolny od pracy;
- termin zapłaty przypadający na inny dzień wolny od pracy nie ulega przedłużeniu.
Sposób obliczania należnych odsetek
Strony w umowie mają prawo określić wysokość odsetek w sposób dowolny z tym jednakże ograniczeniem, iż nie mogą one być wyższe od odsetek maksymalnych określonych w przepisach prawa.
Na podstawie art. 359 § 21 k.c. maksymalna wysokość odsetek wynikających z czynności prawnej nie może w stosunku rocznym przekraczać czterokrotności wysokości stopy kredytu lombardowego Narodowego Banku Polskiego.
Jeżeli jednak stopa odsetek za opóźnienie nie była z góry oznaczona, należą się odsetki ustawowe. Jednakże gdy wierzytelność jest oprocentowana według stopy wyższej niż stopa ustawowa, wierzyciel może żądać odsetek za opóźnienie według tej wyższej stopy (art. 481 § 2 k.c.).
Orzeczenie: Za miarodajną, w świetle art. 481 § 2 zdanie drugie k.c., dla oceny, czy ustalone przez strony odsetki kapitałowe są wyższe od odsetek ustawowych, należy uznać wyłącznie datę powstania opóźnienia (Wyrok SN z dnia 19 kwietnia 2007 r., I CSK 4/07).
Wysokość odsetek ustawowych określa w drodze rozporządzenia Rada Ministrów, kierując się koniecznością zapewnienia dyscypliny płatniczej i sprawnego przeprowadzania rozliczeń pieniężnych, biorąc pod uwagę wysokość rynkowych stóp procentowych oraz stóp procentowych Narodowego Banku Polskiego. Wysokość odsetek ustawowych została ustalona na 13% w stosunku rocznym.
W razie zwłoki dłużnika wierzyciel może nadto żądać naprawienia szkody na zasadach ogólnych.
Zgodnie z art. 482 § 1 k.c. od zaległych odsetek można żądać odsetek za opóźnienie dopiero od chwili wytoczenia o nie powództwa, chyba że po powstaniu zaległości strony zgodziły się na doliczenie zaległych odsetek do dłużnej sumy. Powyższe nie dotyczy jednak pożyczek długoterminowych udzielanych przez instytucje kredytowe.