Prowadzenie książki obiektu budowlanego regulują dwa akty prawne:
- ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz. U. z 2010 r., Nr 243, poz. 1623 z późn. zm.);
- rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. z 2003 r., Nr 120, poz. 1134).
Zgodnie z art. 64 ust. 1 UPrBud właściciel lub zarządca jest obowiązany prowadzić dla każdego budynku oraz obiektu budowlanego niebędącego budynkiem, którego projekt jest objęty obowiązkiem sprawdzenia, książkę obiektu budowlanego. Książka ta stanowi dokument przeznaczony do zapisów dotyczących przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego, remontów i przebudowy, w okresie użytkowania obiektu budowlanego.
Jednakże obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego nie obejmuje właścicieli i zarządców:
- budynków mieszkalnych jednorodzinnych;
- obiektów budowlanych:
- budownictwa zagrodowego i letniskowego;
- których budowa nie wymaga uzyskania pozwolenia na budowę;
- dróg lub obiektów mostowych, jeżeli prowadzą książkę drogi lub książkę obiektu mostowego na podstawie przepisów o drogach publicznych.
Do książki obiektu budowlanego powinny być dołączone protokoły z kontroli obiektu budowlanego, oceny i ekspertyzy dotyczące jego stanu technicznego, świadectwo charakterystyki energetycznej oraz dokumenty, o których mowa w art. 63 UPrBud.
Książka powinna być założona w dniu przekazania obiektu budowlanego do użytkowania i systematycznie prowadzona przez okres jego użytkowania (§ 2 rozporządzenia w sprawie książki obiektu budowlanego).
Książka obiektu budowlanego powinna mieć format A4. Powinna być wykonana w sposób trwały, zapewniający przydatność do użytkowania w całym okresie użytkowania obiektu. Ponadto przedmiotowa książka powinna mieć strony ponumerowane oraz zabezpieczone w sposób chroniący przed ich usunięciem lub wymianą.
W przypadku wypełnienia całej książki obiektu budowlanego należy założyć jej kolejny tom, wpisując na stronie tytułowej numer kolejny tomu oraz datę jego założenia.
Wpisy do książki obiektu budowlanego obejmują:
- podstawowe dane identyfikujące obiekt:
- rodzaj obiektu i jego adres;
- właściciela, zarządcę – nazwę lub imię i nazwisko;
- protokół odbioru obiektu – numer i datę sporządzenia;
- pozwolenie na użytkowanie obiektu – nazwę organu, który wydał, numer i datę wydania;
- zmianę właściciela lub zarządcy – numer i datę protokołu przejęcia obiektu;
- wpis o zamknięciu książki, datę jej założenia;
- dane ogólne o obiekcie wraz z wykazem dokumentacji, w tym dokumentacji techniczne przekazanej właścicielowi (zarządcy) przy zakładaniu książki;
- plan sytuacyjny obiektu, z zaznaczonymi granicami nieruchomości, określający również usytuowanie miejsc przyłączenia obiektu do sieci uzbrojenia terenu oraz armatury lub urządzeń przeznaczonych do odcięcia czynnika dostarczanego za pomocą tych sieci, a szczególności gazu, energii elektrycznej i ciepła;
- protokoły kontroli oraz badań określonych w art. 62 ust. 1 i 2 ustawy Prawo budowlane oraz przeprowadzonych remontów i przebudowy obiektu.
Wpisy do książki obiektu budowlanego powinny być dokonywane w dniu zaistnienia okoliczności, dla której jest wymagane dokonanie odpowiedniego wpisu (§ 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie książki obiektu budowlanego).
Wpis do przedmiotowej książki powinien:
- zawierać dane identyfikujące dokument będący przedmiotem wpisu, określać ważne ustalenia w nim zawarte oraz dane identyfikujące osobę, która dokument wystawiła;
- cechować się jednoznacznością i zwięzłością.
Wpisów do książki obiektu budowlanego następujących danych: rodzaju obiektu, jego adresu, nazwy lub imienia i nazwiska właściciela lub zarządcy dokonuje właściciel lub zarządca obiektu albo osoba przez nich upoważniona.
Sprostowania błędów we wpisach dokonuje się przez przekreślenie wyrazów pojedynczą linią oraz umieszczenie daty i podpisu osoby dokonującej zmiany.
Książki prowadzone przed dniem 11 lipca 2003 r. należy prowadzić na dotychczasowych zasadach, aż do wypełnienia tomu.
W załączniku do rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie książki obiektu budowlanego zawarty jest wzór przedmiotowej książki.