Dokumenty urzędowe są to dokumenty sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w ich zakresie działania, a także dokumenty sporządzone przez organizacje zawodowe, samorządowe, spółdzielcze i inne organizacje społeczne w zakresie zleconych im przez ustawę spraw z dziedziny administracji publicznej.
Najbardziej charakterystyczną cechą zewnętrzną dokumentu urzędowego jest odpowiednia pieczęć.
Sąd Najwyższy w powołanym orzeczeniu potępił ponadto niemoralny charakter anonimów, którego konsekwencją jest fakt, że nie mogą być one nigdy i w żadnym kontekście brane pod uwagę przez sąd. Dokumentem urzędowym nie jest także wystawione przez pracodawcę świadectwo pracy. Świadectwo to jest natomiast dokumentem prywatnym. Stanowi ono jedynie dowód na to, że oświadczenie będące treścią tego świadectwa zostało podpisane przez pracodawcę (wyrok SA w Warszawie z 25.11.1995 r., III AUa 897/97). Ponadto dokumentem urzędowym nie jest zaświadczenie lekarskie o stanie zdrowia.
Przymiotu dokumentów urzędowych nie posiada także informacja banku dotycząca wkładów oszczędnościowych lub walutowych na rachunkach bankowych osób fizycznych sporządzona na żądanie sądu. Co więcej informacja taka nie jest zaliczana w ogóle do dokumentów. Jest ona innym szczególnym środkiem dowodowym, do którego stosuje się na podstawie art. 309 k.p.c. tylko odpowiednio przepisy o dowodzie z dokumentu (uchwała SN z 29.03.1990 r., III CZP 102/89).
Przykładowe wyliczenie dokumentów urzędowych
Do dokumentów urzędowych należy zaliczyć m.in.
- potwierdzenie odbioru przesyłki listowej zawierającej pisma sądowe – domniemanie prawdziwości może zostać obalone, jednak nie przez samo zaprzeczenie jego treści przez adresata bądź pracownika upoważnionego do odbioru poczty (postanowienie SN z 15.11. 2002 r., V CZ 140/02);
- złożone w postępowaniu sądowym decyzje administracyjne (akty własności ziemi) – „niezbędne jest prowadzenie przy tym dalszych dowodów, ustalenie rzeczywistego stanu faktycznego i na jego podstawie rozstrzygnięcie o własności” (wyrok SN z 23.10.2001 r., I CKN 468/00);
- akty i inne dokumenty notarialne (postanowienie SN z 28.06.2000 r., IV CKN 1083/00) – stanowi o tym także art. 2 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. prawo o notariacie;
- protokół z rozprawy – jego celem jest ustalenie istnienia lub nieistnienia istotnych dla sprawy faktów (uzasadnienie uchwała SN z 3.12.1971 r., III CZP 75/71);
- wyrok uniewinniający, postanowienie o umorzeniu śledztwa – Sąd Najwyższy dodatkowo podkreślił, iż art. 252 k.p.c. nie wyłącza możliwości zwalczania prawdziwości dokumentu urzędowego, ciężar dowodu spoczywa na stronie, która zaprzecza prawdziwości dokumentu urzędowego (wyrok SN z 18.09.1969 r., II CR 308/69);
- decyzja Państwowego Inspektora Sanitarnego, ale jedynie w zakresie stwierdzenia istnienia lub nieistnienia choroby zawodowej (wyrok SN z 24.06.2008 r., I PK 295/07);
- patent oraz świadectwo autorskie (wyrok SN z 25.08.1981 r., IV CR 269/81);
- prawidłowo sporządzony protokół powypadkowy – jego treść jest dowodem tego, że miały miejsce opisane w nim fakty oraz że zakwalifikowano je jako wypadek przy pracy (wyrok SN z 25.05.1999 r., II UKN 658/98);
Należy zwrócić także uwagę na fakt, iż istnieje zasadnicza różnica pomiędzy sporządzaniem dokumentów urzędowych przez organy administracyjne, które muszą je sporządzić „w zakresie swojego działania”, a sporządzaniem dokumentów urzędowych przez organizacje określone w art. 244 § 2 k.p.c. Organizacje te mogą sporządzić omawiane dokumenty jedynie „w zakresie poruczonych im przez ustawę spraw z dziedziny administracji publicznej” (wyrok SN z 17.05.2000 r, I CKN 724/98).