Wydawanie zaświadczeń przez organ administracji publicznej

06.06.2012

Autor:
Witold Walkowski Ekspert LexVin
Aplikant Radcowski

Organy administracji publicznej wydają zaświadczenia na podstawie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.).

Zaświadczenie wydawane jest na żądanie osoby ubiegającej się o jego wydanie (art. 217 § 1 k.p.a.).

Do zaświadczeń nie ma zastosowania art. 145 k.p.a., dotyczący sprawy zakończonej decyzją ostateczną. Nie można zatem wznowić postępowania w sprawie zakończonej wydaniem zaświadczenia. zaświadczenie jest pochodną istniejących faktów lub stanu prawnego i wraz ze zmianą tych faktów lub stanu prawnego - zaświadczenie staje się nieaktualne i może być wydane nowe, odpowiadające aktualnemu stanowi prawnemu lub aktualnym faktom (Wyrok NSA z dnia 28 czerwca 1983 r., I SA 268/83).

Przepisy ustawy expressis verbis wskazują przypadki, w których zaświadczenie powinno być wydane. Przypadki te są następujące:

urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa;
osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.

Obowiązek wydania na podstawie art. 217 § 2 pkt 2 i art. 218 § 2 K.p.a. zaświadczenia urzędowo potwierdzającego określone fakty lub stan prawny, wynikające z prowadzonej przez organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu, nie dotyczy okoliczności, których ustalenie i ocena następują w postępowaniu jurysdykcyjnym w sprawie rozstrzyganej w drodze decyzji administracyjnej lub postanowienia (Wyrok NSA z dnia 16 września 2005 r., II OSK 36/05).

Istotnym jest fakt, iż zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni od dnia zgłoszenia żądania przez osobę ubiegającą się o jego wydanie.

W przypadku, gdy zażąda tego osoba ubiegająca się o wydanie zaświadczenia, zaświadczenie wydaje się w formie dokumentu elektronicznego, opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (art. 217 § 4 k.p.a.).

W przypadkach, gdy osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego, organ administracji publicznej obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Jednakże organ administracji publicznej, przed wydaniem zaświadczenia, może przeprowadzić w koniecznym zakresie postępowanie wyjaśniające.

Niedopuszczalne jest postępowanie wyjaśniające w sprawie o wydanie zaświadczenia (art. 218 §2 k.p.a.), co do kwestii rozstrzyganych decyzją administracyjną. Nie można drogą zaświadczenia wywołać skutków kształtujących stosunki prawne (przyznać lub ograniczyć uprawnienia). „Natura” zaświadczenia, o jakim mowa w art. 218 k.p.a., ogranicza się tylko do takiego postępowania, które pozwoli na stwierdzenie znanych faktów lub stanu prawnego (Wyrok SN z dnia 2 kwietnia 2003 r., III RN 51/02).

Odmowa wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie (art. 219 k.p.a.).

W następujących sytuacjach organ administracji publicznej nie może żądać zaświadczenia ani oświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego:

gdy znane są one organowi z urzędu;
gdy możliwe są do ustalenia przez organ na podstawie:
- posiadanych przez niego ewidencji, rejestrów lub innych danych;
- rejestrów publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej na zasadach określonych w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
- wymiany informacji z innym podmiotem publicznym na zasadach określonych w przepisach o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
- przedstawionych przez zainteresowanego do wglądu dokumentów urzędowych (dowodu osobistego, dowodów rejestracyjnych i innych).

Organ administracji publicznej żądający od strony lub innego uczestnika postępowania zaświadczenia albo oświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego jest obowiązany wskazać przepis prawa wymagający urzędowego potwierdzenia tych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia albo oświadczenia.

Tagi: zaświadczenie, administracja

Opinie naszych zadowolonych Klientów

Porady prawne online

Opinie klientów

Maryna

Komunikacja i współpraca z kancelarią zostawiły bardzo pozytywne emocje. Wszyscy pracownicy bardzo mili i pomocni. Poziom profesjonalności bardzo wysoki . Myślałam, że moja sprawa nie jest do załatwienia, ale SIĘ UDAŁO! Otrzymałam kartę na 3 lata w trzy miesiące. Bardzo się cieszę , że trafiłam na kancelarię LexVin, doświadczonego prawnika Pana Dariusza Kostyry. Jestem bardzo wdzięczna i serdecznie polecam najlepszą kancelarię w Warszawie.

Mikołaj

Jestem mile zaskoczony jakością, fachowością i krótkim czasem prowadzenia sprawy choć do tej pory współpracowałem z wieloma kancelariami i prawnikami.

Andrzej

Szczerze polecam ta kancelarie dobry kontakt, szybka odpowiedz i pełen profesjonalizm. W sądzie poszło tak jak mówił Pan Dariusz. Dziękuje.

Piotr

Cieszy mnie niezmiernie, że w tak trudnych czasach wyzysku, manipulacji i cwaniactwa jest tak profesjonalna możliwość obrony. Dziękuję panie Darku !

Darek

Jestem bardzo mile zaskoczony profesjonalnością i szybkością odpowiedzi. Poleciłem serwis znajomym, bo warto!

Michał

Bardzo fachowa i szybka pomoc, a wszystko w dobrej cenie. Jestem pełen uznania i wdzięczności dla Kancelarii LexVin za profesjonalną realizację usługi.

Karolina

Bardzo dziękuję za zajęcie się moją sprawą oraz szybkie wysłanie mi sprzeciwu. Z pewnością polecę Państwa usługi.

Joanna

Pomoc prawną otrzymałam błyskawicznie i profesjonalnie.Świetna,merytoryczna i miła obsługa. Serdecznie dziękuję.

Aneta

Bardzo dziękuję za profesjonalne i szybkie napisanie sprzeciwu. Polecam pomoc prawną Kancelarii LexVin każdemu, kto szuka profesjonalnej pomocy prawnej.

Podobne artykuły

Wydawanie zaświadczeń przez organ administracji publicznej

Wezwania dokonywane przez organ administracji publicznej

Zaświadczenie o niekaralności

Dokument urzędowy

Ubezpieczenie wolontariuszy

Stosunek wolności wyrażania poglądów do cenzury prewencyjnej

Obowiązki wolontariusza

Nabycie obywatelstwa polskiego przez małżonka obywatela polskiego

Nabycie obywatelstwa polskiego przez dziecko

Kto może być wolontariuszem i na rzecz jakich podmiotów może wykonywać świadczenia?

Przestrzenne granice prawa własności nieruchomości