Zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) zażalenie przysługuje na wydane w toku postępowania postanowienia. Należy podkreślić jednak, iż nie na wszystkie postanowienia przysługuje wskazany środek zaskarżenia. Zażaleniem można zaskarżyć jedynie te postanowienia, których zaskarżenie tym środkiem przewiduje Kodeks postępowania administracyjnego.
Na wydane w toku postępowania postanowienia służy stronie zażalenie, gdy kodeks tak stanowi (art. 141 § 1 k.p.a.).
Postanowienia, na które nie może być wniesione zażalenie, mogą być zaskarżone tylko w odwołaniu od decyzji (art. 142 k.p.a.). zażalenie stanowi wówczas środek zaskarżenia niesamoistny.
Postanowienia, o których mowa w art. 41 ustawy z dnia 31 stycznia 1985 r. o znakach towarowych (Dz. U. Nr 5, poz. 17), mogą być zaskarżone jedynie w odwołaniu od decyzji (Wyrok NSA z dnia 30 września 2004 r., GSK 715/04).
Prawo do wniesienia zażalenia przysługuje nie tylko stronom, ale także innym uczestnikom postępowania. Mogą oni wnieść omawiany środek zaskarżenia jedynie na postanowienia, które ich dotyczą, gdy k.p.a. wprost przewiduje to uprawnienie (np. art. 88 § 1 k.p.a.).
Zażalenie wnosi się w terminie siedmiu dni od dnia doręczenia postanowienia stronie, a gdy postanowienie zostało ogłoszone ustnie - od dnia jego ogłoszenia stronie (art. 141 § 2 k.p.a.).
Zgodnie z art. 125 § 1 k.p.a. postanowienia, od których służy stronom zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego, doręcza się na piśmie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Wniesienie zażalenia nie wstrzymuje wykonania postanowienia, jednakże organ administracji publicznej, który wydał postanowienie, może wstrzymać jego wykonanie, gdy uzna to za uzasadnione (art. 143 k.p.a.).
Zażalenie jest względnie suspensywnym środkiem zaskarżenia.
W sprawach nie uregulowanych w niniejszym rozdziale do zażaleń mają odpowiednie zastosowanie przepisy dotyczące odwołań (art. 144 k.p.a.).
Jeżeli chodzi o wymogi formalne zażalenia to ma odpowiednie zastosowanie art. 128 k.p.a. Zgodnie z nim zażalenie nie wymaga szczegółowego uzasadnienia. Wystarczy, jeżeli wynika z niego, że strona nie jest zadowolona z wydanego postanowienia. Przepisy szczególne mogą jednak określać inne wymogi co do treści zażalenia. Ponadto zażalenie powinno spełniać warunki ogólne stawiane podaniom. Wynika to z faktu, iż ustawodawca w art. 63 § 1 k.p.a. wskazuje, iż pod pojęciem podania należy rozumieć również zażalenie. W związku z tym zażalenie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych. zażalenie może być wniesione pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. zażalenie wniesione pisemnie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez pracownika, który go sporządził.
Ponadto również do rozpatrzenia zażalenia mają odpowiednie zastosowanie przepisy dotyczące odwołania. zażalenie ma charakter względnie dewolutywny. Oznacza to, iż kompetencja do jego rozstrzygnięcia przechodzi na organ wyższej instancji jedynie wówczas, gdy organ, który wydał zaskarżone postanowienie nie uwzględni zażalenia we własnym zakresie.
O przywróceniu terminu do wniesienia odwołania lub zażalenia organ właściwy do ich rozpatrzenia postanawia ostatecznie (art. 59 § 2 k.p.a.), podobnie jak ostateczne jest postanowienie organu odwoławczego o niedopuszczalności odwołania (zażalenia) lub uchybieniu terminu do ich wniesienia (art. 134 zd. drugie i art. 144 k.p.a.) (Wyrok SN z dnia 29 marca 1988 r., III ARN 7/88).